Parte IV - Organizar tempos de trabalho e prazos de entrega

Hoje é um dia atribulado. A caixa de correio não para de receber e-mails a solicitar para fazer a tradução disto, a revisão daquilo, a avaliação de traduções, etc. Entretanto, com trabalhos ainda em mãos, com entregas espalhadas pelos próximos dias, começa a ficar complicado aceitar tudo ao mesmo tempo quase para o mesmo tempo. Então, se é para ser eu a assumir a execução dos trabalhos, eu tenho de organizar muito bem a minha agenda de modo a incorporar os trabalhos, mas também outras atividades em família, com amigos, hobbies, enfim… o que for. Começo a visualizar quanto texto/segmentos de texto consigo fazer por hora/dia por trabalho, incluindo graus de dificuldade, até aos respetivos prazos de entrega, e registo em calendário, ou seja, quanto tempo por dia posso atribuir a cada trabalho. Se os prazos de entrega calham para o mesmo dia e até talvez hora, e se as horas de trabalho já não são suficientes mesmo que abdique de todas as outras atividades pessoais de que falei há pouco, eu tenho mesmo de selecionar e sugerir outros prazos para as entregas… ou delego os trabalhos a colegas… só que, depois, tenho de rever antes de entregar e isso também leva o seu tempo e eu não tenho tempo para isso… só me resta sugerir novos prazos de entrega para poder ter tempo para tudo e rezar para que aceitem. Se não aceitarem, tudo bem na mesma. É mesmo assim! Quando aceitam, obviamente fico contente, de oura forma, triste não adianta ficar! É importante organizar a nossa agenda de trabalhos de acordo com prazos de entrega que sejam o mais realistas possíveis. Esta é a minha opinião, porque quando há atrasos múltiplas vezes repetidos, pode tornar-se muito insatisfatório e dar vontade de largar esse profissional, por muito bom que possa ser. No que a mim toca, fico doida quando estou à espera de uma tradução para rever que nunca mais chega e me obriga a mim a modificar toda a minha agenda. Bom, na verdade, acabo a pensar que não, não tenho de mudar agenda nenhuma, aviso o cliente de que a revisão também se vai atrasar como consequência… claro que se puder ainda assim entregá-la no meu prazo, faço por isso, mas só se não implicar atrasar outros trabalhos meus. Afinal, quem tem de se organizar melhor é o tradutor que está sempre a atrasar-se. Todos dizemos que somos profissionais, mas ser-se profissional é saber organizar a vida em geral, enquanto freelancer, de modo a poder incorporar, ser-se prático e o mais realista possível. Se aconteceu um imprevisto, já será algo diferente, mas deve avisar-se o cliente desse problema e perguntar se se pode entregar mais tarde, caso contrário, talvez se tenha mesmo de passar o trabalho a um colega. Enquanto verdadeiros freelancers a trabalhar em casa, é mais fácil gerir o horário de trabalho diariamente, há mais flexibilidade para se poder integrar quase tudo, mas mesmo isso, nem sempre é possível. No entanto, fica à nossa responsabilidade organizar assim ou assado. O importante é termos organização pessoal, conhecer os passos de trabalho desse período (dia, semana, mês…) e tentar distribuir os trabalhos que vão chegando da melhor maneira. Com isto, temos de ser rigorosos e focarmo-nos no trabalho durante o período que lhe atribuímos. Também acontece chegar tudo ao mesmo tempo e, depois, está-se algum tempo sem receber muita coisa! Quebra o ritmo e deixa-nos um pouco baralhados. Para mim, o melhor é termos sempre algo previsto em segundo plano para inserirmos nessas folgas impostas. Ocuparmos esse tempo a fazer algo útil que gostemos de fazer, ou aproveitar para fazer aquilo que ainda não se tinha tido tempo para fazer é sempre uma boa ideia. Simplesmente, fazer algo que nos faça bem, caso contrário, o stress arranja forma de se instalar e isso é que não é bom. Aproveitar o tempo, aproveitar o dia com algo minimamente relevante, que nos deixe com uma boa sensação, nem que seja pôr o sono em dia porque era mesmo disso que estávamos a precisar!

Today is a hectic day. My inbox is overflowing with emails requesting translations, revisions, translation evaluations, etc. Meanwhile, with work still pending and deadlines spread across the next few days, it's becoming difficult to accept everything at once, almost simultaneously. So, if I'm going to be the one handling the work, I have to organize my schedule very well to incorporate the work, but also other activities with family, friends, hobbies, whatever it may be. I start visualizing how much text/text segments I can do per hour/day per job, including difficulty levels, deadlines, and I insert it on my calendar—that is, how much time per day I can allocate to each job. If deadlines fall on the same day, or even at the same delivery hour, and if my working hours are no longer sufficient even if I give up all the other personal activities I mentioned earlier, I really have to select and suggest other deadlines for deliveries… or I delegate the work to colleagues… but then I have to review it before submitting, which also takes time, and I don't have time for that… all I can do is suggest new deadlines so I can have time for everything and pray they will accept. If they don't accept, that's okay too. That's just how it is! When they accept, obviously I'm happy; if not, there's no point in being sad either! It's important to organize our work schedule according to deadlines that are as realistic as possible. That's my opinion, because when there are multiple repeated delays, it can become very unsatisfactory and make you want to quit that professional, no matter how good they may be. As for me, I go crazy when I'm waiting for a translation to review that never arrives and forces me to change my entire schedule. Well, actually, I end up thinking that… no, I don't need to change my schedule, I let the client know that the revision will also be delayed as a consequence… of course, if I can still deliver on my deadline, I'll do it, but only if it doesn't imply delaying my other work. After all, the translator who is always running late is the one who needs to be better organized. We all say we are professionals, but being professional means knowing how to organize your life in general, as a freelancer, in order to be able to incorporate, be practical and as realistic as possible. If an unforeseen event occurs, it will be different, but you should inform the client of this problem and ask if you can deliver at a later stage; otherwise, you may have to pass the work on to a colleague. As true freelancers working from home, it's easier to manage your daily work schedule; there's more flexibility to integrate almost everything, but even that isn't always possible. However, it's our responsibility to organize ourselves this or that way. The important thing is that we own some personal organization, know the work steps throughout the period (day, week, month…) and try to distribute the incoming work in the best way possible. Therefore, we have to be strict with ourselves and focus on work during the time we allocate to it. It can also happen that everything arrives at the same time, and then you go through a while without receiving much! This breaks the rhythm and leaves us a little confused. For me, the best thing is always to have something planned in the background to fill this imposed gap. Occupying this time doing something useful that we enjoy doing, or taking advantage of it to do something we haven't had time for before, is always a good idea. Simply do something that makes us feel good; otherwise, stress finds a way to take hold, and that's not good. Make the most of your time, enjoy the day with something minimally relevant that leaves you with a good feeling, even if it's just catching up on sleep because that's exactly what you needed!